【制度建设】关于下发《嘉兴市湖北商会轮值工作实施管理办法（试行）》的通知
2017-09-19【商会新闻】浙江省工商联调研组一行考查嘉兴市湖北商会工作
2017-09-23 根据第二届三次理事会提出制定《来访接待流程及标准》的要求，经过秘书处摸底、征求意见，经2017年第四次轮换值工作交接会议的修改、完善，经理事会工作群公开公示，确定《嘉兴市湖北商会来访接待流程及标准（草案），确认下发《嘉兴市湖北商会来访接待流程及标准（试行）》。为：
《嘉兴市湖北商会来访接待流程及标准（试行）》
一、目的
为树立商会良好形象，扩大商会对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本制度。
二、适用范围
本标准用于嘉兴市湖北商会官方名义发生的接待工作。
三、管理
1、秘书处为商会接待工作的归口管理机构，负责协调商会官方发生的整体接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关人员落实接待任务，提供后勤保障；
2、商会秘书处在接到重要领导《来访公函》（公函内容含：来访具体时间、目的和要求、来宾的人数、姓名、职务、本地停留日期等），预约后首先填写《来访接待通知单》报秘书长、会长（轮值会长）审批，秘书处备案，并协助拟定《接待计划》；
3、需重要领导出席、秘书处协调的重要接待，应提前5个工作日告知秘书处。
四、计划与准备
1、在接到商会领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地停留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划和方案，排出日程安排表，酌情安排接待标准；
2、主接待人员根据来宾情况，按计划通知商会相关成员，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所；
3、接待人员根据来宾情况提前按接待标准，预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、用餐标准、香烟等；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店；酌情准备相关资料、水果、香烟等；
4、如有需要，主接待人根据情况配合协调安排来宾游览、娱乐等其他项目；
5、因特殊会议需要，秘书处负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影及摄像等；
6、根据接待要求，主接待人协调接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主要接待人员协调安排，统一调度；
7、如有需要，秘书处根据情况提前协调购买车票及机票。
五、接待费用和标准
（一）接待费用
本地政府领导：本地政府、相关社会团体的官方接待活动由商会财务支出；
家乡领导和招商部门：家乡领导、招商部门的官方接待活动由相关地区的理事会成员和会员负责；
（二）接待标准
一级接待标准：正处级以上领导，和其他社会团体负责人
陪同人员：会长、执行会长、轮值会长、秘书长
1、迎接：会长、执行会长、轮值会长、秘书长在商会门口或车站机场迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）
2、参观：会长、执行会长、轮值会长陪同，由主接待人员带领参观介绍商会基本情况以及文化，到达会客室后详细介绍商会重点亮点、特色信息。
3、座谈：秘书处确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将商会简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌等，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
4、用餐标准：接待人员根据情况预定酒店：
5、下榻宾馆标准：接待人员根据情况预定酒店：
6、接待人员根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观、游览路线。
7、秘书处根据情况购买礼节性礼品。
二级标准：正、副局级以上领导，和其他社会团体副会长及以上成员
陪同人员：轮值会长、常务副会长、副会长、片区负责人、各服务部长
1、迎接：由轮值会长、常务副会长、副会长、片区负责人、各服务部长在门口迎接，引导来宾。
2、参观：由轮值会长、常务副会长、副会长、片区负责人、各服务部长陪同，由主接待人员带领参观介绍商会基本情况以及文化，到达会客室后详细介绍商会重点亮点、特色信息。
3、座谈：秘书处人员确保商会环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将商会简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
4、用餐标准：接待人员根据情况预定酒店。
5、下榻宾馆标准：接待人员根据情况预定酒店。
6、秘书处根据情况购买礼节性礼品。
三级标准： 副局级以下领导，相关合作单位负责人
陪同人员：轮值会长、 副会长、理事、相关会员企业
1、参观：相关接待人员陪同，由主接待人员沿途介绍商会基本情况以及文化，到达会客室后详细介绍商会重点亮点、特色信息。
2、座谈：秘书处人员确保商会环境、室内、洗手间清洁，将商会简介或相关资料、纸、笔、茶水杯摆放于接待室。
3、用餐标准：接待人员根据情况预定酒店：
六、接待礼仪
1、仪表：面容清洁，衣着得体。
2、举止：稳重端庄，从容大方。
3、言语：语气温和、礼貌文雅。
4、态度：诚恳热情，不卑不亢。
5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于商会门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
10、送客时：根据身份确定规格，若送至商会和企业门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
七、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍商会情况，又要内外有别，严守本商会内部机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
八、信息反馈
接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的重要信息汇总整理，提取其中对商会有价值的信息汇报会长，并交由秘书处记录保存。
九、附则
1、本制度由秘书处制定，报理事会批准后执行，修改时亦同。
2、本制度未尽事宜由秘书处负责解释并修订。
3、本制度自下发之日起实施。
嘉兴市湖北商会
2017年9月18日
